D'un point de vue matériel, le budget de la collectivité se présente sous forme de documents spécifiques, les documents budgétaires.

L'exécution annuelle du budget d'une collectivité donne lieu à la confection de deux documents, qui doivent être parfaitement concordants :

• le compte administratif, élaboré par l'ordonnateur,
• le compte de gestion, établi par le trésorier, comptable de la collectivité.

Un schéma présente le cycle budgétaire annuel d'une collectivité.

S'il appartient à l'exécutif local de préparer le budget et à l'assemblée délibérante de le voter, l'exécution du budget est suivie par deux principaux acteurs : l'ordonnateur et le comptable, dont le rôle est défini par le décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.

Le comptable de la direction générale des Finances publiques tient les comptes de la collectivité, il est chargé du recouvrement des créances et du paiement des dépenses qui sont justifiées selon les modalités fixées par le décret sur les pièces justificatives (PJ) de la dépense.

Seuls les comptables publics sont habilités à encaisser les recettes et à régler les dépenses. Toutefois, ce principe connaît une exception avec les régies d'avances et de recettes, qui peuvent être instituées afin de faciliter l'encaissement de recettes et le paiement de dépenses, de manière limitative et contrôlée.