2- A quelle fréquence ?
a) Règle générale
« Le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre » (Art. L. 2121-7 CGCT). Le maire convoque le conseil municipal à chaque fois qu’il le juge utile.
b) Cas particulier
En cas de demande, le maire est tenu de convoquer le conseil municipal dans les 30 jour suivant la demande, même s’il est en désaccord avec les motifs de la demande.
Le délai court à compter :
• du dépôt à la mairie de la demande des conseillers,
• de la réception à la mairie de la demande du préfet.
Le préfet peut abréger ce délai en cas d’urgence (Art. L. 2121-9 CGCT).
3- Les personnes convoquées (Art. L. 2121-10 et L. 2131-11 CGCT)
a) Règle générale
Tous les conseillers municipaux doivent être convoqués (Art L. 2121-10 CGCT). Le maire leur adresse une convocation individuelle
.b) Exception
Le maire peut ne pas convoquer un conseiller « personnellement intéressé à l’affaire » (Art L. 2131-11 CGCT) au motif que ce conseiller ne peut prendre part à la délibération
Si le conseiller est présent lors de la délibération, il faut vérifier que sa présence n’est pas de nature à exercer une influence décisive sur le résultat du vote.
Le maire est le seul juge de la notion d’intérêt personnel à l’affaire.
Aucune autre délibération ne doit intervenir au cours de la séance à laquelle le conseiller concerné n’a pas été convoqué.
Convocation écrite (Art. L. 2121-10 CGCT)
« La convocation est adressée par écrit sous quelque forme que ce soit au domicile des conseillers municipaux sauf s’ils font le choix d’une autre adresse.»
La remise de la convocation à domicile peut être faite sur support papier
• par voie postale,
• par dépôt direct à leur domicile,
La remise de la convocation peut être faite par voie électronique sur demande ou accord des conseillers municipaux intéressés
Dans ce cas, il appartient au maire de s’assurer de la bonne réception par les conseillers des convocations.
Dans un souci de sécurité juridique, le règlement intérieur peut prévoir la dématérialisation de l’envoi des convocations.
- Note explicative de synthèse (Art. L. 2121-12 CGCT)
« Dans les communes de 3 500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du conseil municipal. »
La note doit porter sur les affaires soumises à délibération. Elle a pour objet d’éclairer les membres du conseil sur le sens des décisions à prendre.
Elle est obligatoire et doit porter sur chacun des points à l’ordre du jour.
Selon le Conseil d’État, l’absence ou l’insuffisance d’informations est de nature à constituer un vice substantiel de procédure, susceptible d’entraîner l’annulation de la délibération adoptée
L’information transmise doit être :
• adéquate (permettre aux élus de se prononcer en toute connaissance de cause et contribuer à un vote éclairé dûment consenti)
• loyale (ne pas orienter le sens des votes)
• adaptée (à la nature et à l’importance des affaires)
L’ordre du jour (Art. L. 2121-10 CGCT)
Définition
L’ordre du jour est la liste des questions sur lesquelles le conseil municipal sera appelé à délibérer.
L’ordre du jour doit être rédigé de façon claire et précise ; il doit être mentionné sur les convocations adressées aux conseillers municipaux.
La convocation relative à l’élection du maire et des adjoints doit préciser qu’il sera procédé à cette élection lors de la séance.
Qui décide ?
Le maire est maître de l’ordre du jour. La demande d’inscription d’une affaire doit être adressée par écrit au maire avant l’envoi des convocations. Il apprécie seul l’opportunité de l’inscription de l’affaire souhaitée par le conseiller.
Possibilité de refuser d’inscrire un sujet à l’ordre du jour
Le refus du maire doit être motivé et peut être soumis le cas échéant au contrôle du juge administratif
Absence d’ordre du jour
L’absence de l’ordre du jour alors que sa mention est obligatoire, entraîne la nullité d’une élection ou l’illégalité d’une délibération
Points non prévus à l’ordre du jour
● Éléments survenus postérieurement à l’envoi des convocations
Une fois la séance ouverte, seul le maire peut mettre en cours de séance toute affaire en discussion. Il peut faire délibérer le conseil sur des faits ou documents postérieurs aux convocations, mais liés à l’ordre du jour
● Questions diverses
La rubrique « questions diverses » ne peut porter que sur des éléments mineurs.
Exemple : le projet d’un plan d’occupation des sols ou les situations concernant des agents ne peuvent pas faire l’objet de délibération sous la rubrique « questions diverses ».
En revanche, le rejet d’un recours gracieux portant sur une question de réglementation du raccordement au réseau d’assainissement peut être considéré comme relevant des questions diverses.
● Questions orales
Les conseillers peuvent exposer en séance des questions orales ayant trait aux affaires de la commune (Art. L. 2121-19 CGCT).
Les règles de présentation et d’examen de ces questions sont fixées :
• par le règlement intérieur (communes de 3500 habitants et plus),
Sujet discuté, sans délibération du conseil municipal
Si un point est inscrit à l’ordre du jour dans le seul but de discuter du dossier, il ne donne pas lieu à délibération.